Desde hace algo más de una década, el término workplace (“lugar de trabajo”) comenzó a sonar en Uruguay. Si bien al inicio estaba fuertemente ligado a algunas grandes compañías tecnológicas, poco a poco comenzó a ganar terreno. En la actualidad muchas organizaciones han transformado sus espacios de trabajo, buscando sobre todo mejorar la experiencia del colaborador en el entorno laboral.

Las licenciadas en Diseño de Interiores Fernanda Pucciano y Antonella Abaldo, quienes lideraron recientemente la exposición “La Empresa del Futuro”, destacan justamente la importancia de proveer soluciones para la creación de espacios de trabajo modernos y confortables, que se adapten a las necesidades de la organización y sus colaboradores, pero que atiendan especialmente los intereses y nuevas necesidades de los mismos. “Uno de los desafíos fundamentales es comprender que workplace no refiere solamente al espacio físico que se ocupa para trabajar, sino que define una forma de interactuar en un espacio físico”, señalan las expertas.

El reporte sobre “Tendencias mundiales en el lugar de trabajo 2017” elaborado por SODEXO destaca que “el diseño de “la experiencia en el lugar de trabajo” es un enfoque que ha visto una rápida evolución en los últimos años. Lo que comenzó como una manera novedosa de abordar las demandas cambiantes de los trabajadores se ha convertido en un imperativo estratégico crítico para las organizaciones que buscan poner la experiencia del empleado primero”. La Dra. Rachel Permuth, Vicepresidente Global de Investigación, Servicios Corporativos en Sodexo, señala que el enfoque actual para el diseño de experiencia es “la práctica de diseñar un servicio, recorrido u otro componente del lugar de trabajo enfocado en el empleado. Esto comienza con el pensamiento acerca de un típico lugar de trabajo, ya sea una oficina o un sitio externo. Tú podrías pensar en cómo es la experiencia de trabajo para los empleados a lo largo de su jornada, desde el momento en que se levantan hasta el momento en el cual terminan de trabajar, y todos los puntos de contacto que experimentan durante ese proceso”.

Sala de “Calidad de Vida”

Verónica Tito, Gerente de Marketing de Sodexo Uruguay

“Para Sodexo, el año 2017 fue una etapa muy desafiante. Creció el equipo de trabajo y proporcionalmente la necesidad de una nueva locación con todo lo complejo que esto puede resultar. Por suerte, a fines de año logramos encontrar una  oficina que cumplía con las características buscadas. Pudiendo brindar mayor confort y bienestar a todos los colaboradores. Este desafío incluía desde lo básico, mayor espacio físico de trabajo, hasta metas desafiantes propias de Sodexo, tal como lugar de esparcimiento, barbacoa, más salas, lugar más amplio para el almuerzo y mejor visual, ser open space, entre otras.

Todo el equipo se mostró muy positivo con el cambio. Fue todo un desafío involucrarlos desde el comienzo, y empoderarlos como protagonistas del mismo. En tal sentido, realizamos una serie de actividades y comunicaciones internas importantes. En primera instancia el CEO convocó y comunicó el cambio personalmente a todo el equipo y posteriormente realizamos comunicaciones vía email para mostrar los avances del proyecto. Los comunicados tenían el objetivo de generar conciencia el cambio y el impacto del mismo,  recordar que el cambio fue impulsado en función a escuchar la solicitud de los colaboradores, mostrar el progreso y la apuesta a futuro que realiza la empresa, y por sobre todo, estar alineado con el tagline de Sodexo “Calidad de Vida”. Por esto, en la secuencia de comunicaciones realizadas, siempre se informaba algo relativo a este punto, como las posibilidades de locomoción, lugares de interés por cercanía, invitarlos a ordenar y hacer limpieza de su escritorio y materiales de trabajo, entre otros. La primera jornada laboral en la nueva oficina los esperaba un welcome kit (pack de bienvenida) y una carpeta personalizada con información relevante sobre la nueva locación, servicios, etc. Además obsequiamos artículos y regalos para la nueva oficina, como tazas, mouse pad, cargador extraíble, cuaderno, etc.

En esta etapa, estamos trabajando en mejorar y consolidar la nueva oficina. Esto implica el desarrollo de una sala de esparcimiento y diversión; un hall bajo la estética y línea Sodexo “calidad de vida” y algunas nuevas áreas de relax para los colaboradores; para Sodexo, este es uno de los muchos cambios que realizará en este 2018, por lo cual estamos trabajando muy fuerte en el diseño de estos nuevos espacios de trabajo”, concluyó Verónica Tito.

Agile Working, un cambio trascedente

Valeria Di Gregorio, Recursos Humanos y Comunicaciones en UNILEVER

“Crear espacios de trabajo que prioricen el confort de los colaboradores, en un ambiente relajado para estimular la interacción y creatividad de los distintos equipos de trabajo no es tarea fácil. En nuestro caso en particular, teníamos el desafío de lograr integrar varias generaciones en un ambiente diferente al que se estaba acostumbrado, contemplando diversos estilos a la hora de las actividades desarrolladas en la oficina durante la jornada laboral.

Antes de la renovación de nuestras oficinas, teníamos espacios muy “personalizados”; cada colaborador con su propio escritorio, y más separación en pequeños ambientes cerrados con mamparas que delimitaban los diferentes procesos y sectores dentro de la oficina. A su vez los gerentes y algunos jefes tenían su oficina privada, las cuales con la reforma fueron remplazadas por espacios comunes.

Al inicio el cambio fue impactante. Había que adaptarse a una nueva modalidad de trabajo; acostumbrarse a no tener cada uno su lugar personalizado, a las diferentes formas de trabajar y comunicarse, no fue fácil. Lo positivo es que con el cambio,  se generaron espacios más amplios, con más luz natural, más salas para reuniones, distintos espacios de conversaciones informales y lugares para poder hacer una pausa. Todo esto llevo a que al poco tiempo se generara un ambiente mucho más ameno y lindo donde trabajar, y hoy pasado el período de adaptación nuestros colaboradores lo valoran como tal.  El contar con instalaciones modernas y descontracturadas también es una forma de atraer y retener talento, ya que entendemos que esto es muy valorado por las nuevas generaciones.

El año pasado lanzamos estos nuevos espacios abiertos de trabajo, y también sumamos un deck al aire libre donde colocamos allí mesas para almorzar en un ambiente natural, con mucho verde. En este mismo lugar tenemos una zona de esparcimiento donde los colaboradores pueden descansar en su tiempo libre jugando al futbolito, ping pong; o bien conversar en los sillones que se encuentran en el lugar. También implementamos la PAUSA ACTIVA, dos veces por semana donde recibimos 15 minutos de gimnasia laboral, adicionalmente a esto, contamos con masajes en la oficina en la misma modalidad que la gimnasia.

Si bien la implementación llevó un trabajo de dos meses de obras en las oficinas, -al mismo tiempo que seguimos con el trabajo habitual-, en ese tiempo las condiciones claramente no eran las ideales,  tuvimos que adaptarnos a este periodo de transición, el cual se cumplió en tiempo y forma según lo planificado, siendo una satisfacción para el equipo que trabajó en el proyecto y para todos los que trabajan en la oficina.

Al principio había mucha expectativa por saber cómo serían las nuevas oficinas y la metodología de trabajo en los nuevos espacios abiertos. Al ver los resultados, el feedback recibido fue muy positivo. Todos trabajan muy cómodos, con mucho espacio y luminosidad, en un entorno muy lindo y colorido con vista a un gran parque con mucho verde. Los distintos equipos interactúan con más facilidad, pudiendo elegir a diario el lugar donde  trabajar según lo requiera las tareas. Hoy, ya a un año de implementada la reforma, estamos muy conformes con los resultados obtenidos y con el ambiente que se ha logrado luego de la implementación de este gran cambio”, señaló Di Gregorio.

El futuro

En el futuro, existirá una necesidad urgente de que las organizaciones realicen un razonamiento estratégico para considerar e implementar técnicas de diseño de experiencias. Uno de los aspectos que probablemente resuene más es el deseo de atraer y retener talento, mejorando la calidad de vida de los trabajadores, así como la necesidad de reducir la complejidad en los procesos laborales para aumentar la eficiencia y la productividad.

En el futuro, cada aspecto del lugar de trabajo será diseñado teniendo en mente al empleado, proceso que requiere un enfoque centrado en el pensamiento de diseño para el lugar de trabajo, centrado en el ser humano. Inspirado por las empresas de tecnología y otras organizaciones de primera clase, el diseño del lugar de trabajo borrará, aún más en los próximos años, los límites que diferencian el trabajo, del juego y la vida. La salud y el bienestar también se trasladarán a un primer plano, como una base para el diseño de lugares de trabajo que contribuyen a nuestra felicidad y bienestar en general.

Es fundamental comprender que no se trata sólo de ofrecer servicios o mejorar el entorno construido; sino que la noción de diseño de la experiencia en el lugar de trabajo, implica examinar todos los diferentes puntos de contacto en la jornada laboral y considerar cómo éstos aumentan o disminuyen la calidad de vida de los colaboradores. Con esta mirada, es más simple entender por qué el enfoque en la experiencia holística de los empleados se ha intensificado y, sin duda, se volverá más importante en los próximos años.