Diseñar un plan de comunicación interna (CI) que realmente responda a los objetivos estratégicos de la organización, es siempre un desafío. Formalizar los mensajes clave y los procedimientos de CI requiere planificación y seguimiento continuo. Compartimos algunos tips para facilitar esta labor.

El Plan de Comunicación Interna

El Plan de Comunicación Interna puede ser una gran herramienta para fortalecer el engagement del equipo de trabajo. Si bien la “Propuesta de valor” de la empresa puede ser muy atractiva, el comunicar de un modo efectivo, contribuye a dichos objetivos.

Para elaborar un buen Plan de CI, es importante tener en cuenta:

1) Diagnóstico: Antes de comenzar, es importante realizar un diagnóstico de la situación actual, para lo cual podemos utilizar algunos documentos ya existentes, como la evaluación de desempeño de los colaboradores, los resultados del estudio de clima interno y sin dudas, el Plan Estratégico de la empresa. Si es posible, se puede realizar un Diagnóstico de la Comunicación Interna en sí, donde se analizan puntualmente cuáles son los problemas de CI de la empresa, cuáles son las fuentes y canales más utilizados, quiénes son los referentes dentro de la organización y otros aspectos que permiten encontrar las fortalezas y debilidades actuales.

2) Fijar objetivos: Al igual que para los planes de ventas o de marketing, es fundamental establecer qué objetivos (cualitativos y cuantitativos) se esperan alcanzar, y delinear los indicadores que permitan verificar el cumplimiento de los mismos. Siempre con el propósito de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la empresa, es importante que estos objetivos estén siempre alineados con esa visión. Además de fijar objetivos, debemos recordar la importancia de establecer los mecanismos de revisión que permitan medir la eficacia del plan, ya sea mediante encuestas, autoevaluaciones o auditorías.

3) Contenidos: Tal vez sea éste uno de los puntos críticos del plan. Asegurarnos que el contenido sea realmente relevante para las personas que lo van a recibir. En general, hay ciertos tópicos que pueden ser de interés general, como la fecha del pago de haberes o la incorporación de un nuevo Gerente, sin embargo, hay mensajes que pueden ser de interés sólo para un segmento, y muchas veces, el envío masivo de este tipo de comunicaciones, puede generar incluso, el efecto adverso. El pago de “Bonos”, si éste no implica al total de los colabores, deberá ser comunicado solamente a los beneficiarios del mismo, o el beneficio de “Horario de Verano”, si sólo aplica para cierta área de la organización y no para todas. Al igual que ocurre con la comunicación externa, la forma de redactar, la extensión del mensaje y el formato utilizado, sin duda también generan un resultado diferente cuando se trabajan con la debida dedicación.

4) Medios: Es fundamental seleccionar los medios de comunicación interna más adecuados para conseguir los objetivos esperados. Para ello se debe analizar detalladamente la población a la cual vamos a comunicar cada mensaje, y asegurarse de que lo reciban en tiempo y forma. Muchas veces escuchamos que la empresa ha diseñado una excelente Intranet o un sistema de mailings con alertas y novedades, pero muchos colaboradores no tienen acceso a medios electrónicos, por lo cual no reciben la comunicación igual que otros. En otros casos, los mensajes son colocados en carteleras (tradicionales o electrónicas) pero en el horario nocturno el personal ingresa por otra puerta y no las ve. Si bien parecen ejemplos simples, son variables a considerar a la hora de delinear cómo se hará llegar el mensaje a todos los interesados. A la hora de trabajar en este punto, es importante considerar además variables como la dispersión geográfica, para garantizar que la información llegue a todos al mismo tiempo.

5) Capacitación: Es importante que todo el personal involucrado en el proyecto, esté capacitado en lo que se espera del mismo, así como brindarles herramientas que aseguren la correcta implementación y transmisión de las prácticas delineadas. Si para el diseño de la comunicación será requerida la ayuda del Dpto de Marketing, es fundamental que ellos comprendan en detalle la iniciativa, o si será involucrada el área de TI para el diseño de la Intranet o los mailings, también informarles sobre el proceso, los públicos, los objetivos, etc. Un punto clave, es la capacitación a los líderes que estarán a cargo de nutrir de contenidos el sistema de Comunicación Interna.