Buenas prácticas de Comunicación Interna

Sin duda, la comunicación es un acto inherente al ser humano, por lo cual es prácticamente imposible “no comunicarse”. En las organizaciones, la “Comunicación interna” es parte de la cotidianeidad de la misma, siendo una gran aliada a la hora de lograr los objetivos trazados, como una gran enemiga si el proceso no es diseñado correctamente. Alorica y Hyatt Centric Montevideo nos comparten algunas de sus exitosas prácticas en tal sentido.

Planificando la Comunicación Interna

Antes de analizar estos dos casos puntuales, es importante recordar la importancia de un correcto Plan de Comunicación Interna, el cual busca alcanzar múltiples objetivos:

Informar a los colaboradores sobre la misión de la empresa, sus valores, la estrategia actual y futura, así como los objetivos de corto y mediano plazo, en especial considerando lo importante que resulta ser transparentes, sin tener miedo a compartir información, incluso aquella que históricamente era considerada reservada a las “altas esferas”. Vale recordar que proporcionar información reduce la incertidumbre y previene los rumores.

Democratizar la comunicación; facilitando el diálogo entre la dirección y el resto de los colaboradores. Escuchar a los equipos es fundamental para toda organización.

Potenciar la identidad y el sentimiento de pertenencia de los trabajadores a la organización, con el propósito de fidelizar el talento.

Motivar a los colaboradores, involucrándolos en un proyecto en común, del cual todos se sientan partícipes, brindando espacios para hacer aportes. Compartir el éxito de equipos o personas en diferentes proyectos en los cuales participan y que conllevan al bien común de la organización.

Mostrarse innovadores, incorporando nuevos medios o sistemas que permitan adecuar los mensajes a los diferentes públicos que forman parte de la organización.

Hello MVD, la red social de Alorica  

Gabriela Rodriguez Leal, Communications Analyst  

“Para nosotros era un gran desafío lograr comunicar de manera efectiva al total de nuestros colaboradores. Actualmente nuestra organización cuenta con 1.100 personas y casi en su totalidad son millennials.  Esta generación con personalidades y objetivos de vida muy diferentes a generaciones anteriores, ha reinventado las formas de relacionamiento social y por supuesto esto influye en el ámbito laboral y en las estrategias comunicacionales a aplicarse.

Nuestros métodos de comunicación eran tradicionales: carteleras y emails, pero no todos los colaboradores tienen acceso a este último, por lo que esta vía de comunicación llegaba solamente a un 20% de la población total de la compañía. La comunicación verbal es un método que nunca pasa de moda, pero cuando tienes una cantidad elevada de empleados que trabajan en diferentes horarios y días de la semana, deja de ser efectivo además de carecer de formalidad.

La mayoría de las personas no estaban enteradas de las novedades de la empresa, no se unían a actividades de motivación empresarial por falta de conocimiento y muchas veces no comprendían procesos de Recursos Humanos por no tener un lugar en donde evacuar dudas sin la necesidad de tener que ir a las oficinas.

A raíz de esas fallas, Alorica Uruguay tomó la decisión de adoptar una forma de comunicación más adecuada a los tiempos actuales, una plataforma a la que todos sus empleados pudieran acceder desde sus computadoras y poder usarla desde su celular si así lo desean.

Luego de varios meses de trabajo en conjunto entre la Gerencia General, Recursos Humanos, el Departamento de Comunicación y el proveedor de esta red social empresarial se sentaron las bases para que la plataforma estuviera disponible a partir del mes de agosto.

En Hello MVD (nombre que recibió la plataforma) se encuentra toda la información relevante para la organización: historia de la empresa, detalles de pagos, salario, licencias, aguinaldo, políticas de recursos humanos entre otros. Se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier pc o celular. Sumado a esto, todas las comunicaciones de la empresa son publicadas allí, así como también imágenes y videos de las actividades motivacionales que sea realizan en Alorica.

El proceso de implementación requirió de un plan de comunicación para lograr resultados exitosos. Se realizó una campaña de expectativa semanas previas al lanzamiento, y el día del lanzamiento se realizaron actividades especiales para conmemorar el inicio de una nueva era en nuestra comunicación interna.

Si bien aún no alcanzamos los seis meses del lanzamiento, ya podemos afirmar que el resultado fue mucho más positivo de lo que esperábamos; se generó una gran adhesión por parte de toda la organización y con el correr de las semanas se fue instaurando la cultura de consultar y compartir contenidos en la plataforma.

Como todo proyecto tiene sus contratiempos; un gran número de personas estaban reticentes a utilizar una red social de la empresa. A través de reuniones con supervisores y actividades especiales para generar engagement el número de activos aumentó.

El gran desafío para el 2018 es lograr que el 100% de nuestros colaboradores utilicen esta red social interna y generen contenidos de su propio interés”.

 

Cabildo abierto en Hyatt Centric Montevideo

Leandro Vanoli, Gerente de RRHH  

“En Hyatt Centric Montevideo somos un equipo de cerca 150 colaboradores, y si bien llevamos apenas 18 meses de operación, teníamos enormes desafíos a la hora de formalizar algunos mensajes importantes dentro de la organización.

A nivel internacional, Hyatt reúne algo más de 100.000 colaboradores, por lo cual mantener sistemas de comunicación ordenados y formales, no es fácil. Uno de los principales objetivos en la organización es la transparencia, por lo cual en Hyatt Centric Montevideo replicamos el “Hyatt Town Hall”. La iniciativa a nivel global, implica la generación de videoconferencias abiertas a todos los colaboradores de Hyatt en el mundo donde el CEO de la compañía y los Directores de área, comparten indicadores relevantes de la organización, así como los objetivos para los próximos meses, información relevante del sector y la competencia y toda información que se considera importante para la empresa. Estas instancias se promueven con bastante anticipación, generando el intercambio entre colaboradores de todo el mundo, permitiendo así formular preguntas desde cualquier parte del mundo, las cuales son respondidas por el CEO.

A nivel local, cada operación puede adaptar este tipo de prácticas en el formato que considere, por lo cual en Uruguay decidimos realizar anualmente un “Cabildo abierto” (o “Sesión Abierta”) donde cada gerente presenta los indicadores importantes de su área, los principales proyectos así como los desafíos para los próximos meses. Somos muy abiertos con la información, pues nos parece fundamental para generar un involucramiento real de los colaboradores con los propósitos del hotel. Sin duda los indicadores financieros suelen ser los más esperados por los participantes, pero también les resulta muy interesante entender cuáles han sido las acciones de marketing realizadas, que resultados nos han traído, qué pasa con nuestros niveles de ocupación y de tarifa promedio, así como comprender cabalmente la dotación actual, la inversión en capacitación así como el volumen de trabajo esperado para el futuro.

La logística de esta actividad es bastante sencilla, se trata de una reunión de trabajo de unas 2 a 3 horas de duración, donde cada gerente presenta de modo simple y gráfico los datos relevantes y abre una instancia de preguntas para que los participantes puedan consultar y dar su parecer sobre los datos presentados.

Se ha tornado una instancia muy valiosa, donde además de informar obtenemos valioso feedback de los colaboradores, en un ambiente formal y ordenado, que les permite tener claro el rumbo de la empresa y así fortalecer el compromiso con la organización y renovar sus ganas de seguir siendo “la mejor versión de sí mismos”, como reza nuestra misión interna”.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Buenas prácticas de Comunicación Interna

Sin duda, la comunicación es un acto inherente al ser humano, por lo cual es prácticamente imposible “no comunicarse”. En las organizaciones, la “Comunicación interna” es parte de la cotidianeidad de la misma, siendo una gran aliada a la hora de lograr los objetivos trazados, como una gran enemiga si el proceso no es diseñado correctamente. Alorica y Hyatt Centric Montevideo nos comparten algunas de sus exitosas prácticas en tal sentido.

Planificando la Comunicación Interna

Antes de analizar estos dos casos puntuales, es importante recordar la importancia de un correcto Plan de Comunicación Interna, el cual busca alcanzar múltiples objetivos:

Informar a los colaboradores sobre la misión de la empresa, sus valores, la estrategia actual y futura, así como los objetivos de corto y mediano plazo, en especial considerando lo importante que resulta ser transparentes, sin tener miedo a compartir información, incluso aquella que históricamente era considerada reservada a las “altas esferas”. Vale recordar que proporcionar información reduce la incertidumbre y previene los rumores.

Democratizar la comunicación; facilitando el diálogo entre la dirección y el resto de los colaboradores. Escuchar a los equipos es fundamental para toda organización.

Potenciar la identidad y el sentimiento de pertenencia de los trabajadores a la organización, con el propósito de fidelizar el talento.

Motivar a los colaboradores, involucrándolos en un proyecto en común, del cual todos se sientan partícipes, brindando espacios para hacer aportes. Compartir el éxito de equipos o personas en diferentes proyectos en los cuales participan y que conllevan al bien común de la organización.

Mostrarse innovadores, incorporando nuevos medios o sistemas que permitan adecuar los mensajes a los diferentes públicos que forman parte de la organización.

Hello MVD, la red social de Alorica  

Gabriela Rodriguez Leal, Communications Analyst  

“Para nosotros era un gran desafío lograr comunicar de manera efectiva al total de nuestros colaboradores. Actualmente nuestra organización cuenta con 1.100 personas y casi en su totalidad son millennials.  Esta generación con personalidades y objetivos de vida muy diferentes a generaciones anteriores, ha reinventado las formas de relacionamiento social y por supuesto esto influye en el ámbito laboral y en las estrategias comunicacionales a aplicarse.

Nuestros métodos de comunicación eran tradicionales: carteleras y emails, pero no todos los colaboradores tienen acceso a este último, por lo que esta vía de comunicación llegaba solamente a un 20% de la población total de la compañía. La comunicación verbal es un método que nunca pasa de moda, pero cuando tienes una cantidad elevada de empleados que trabajan en diferentes horarios y días de la semana, deja de ser efectivo además de carecer de formalidad.

La mayoría de las personas no estaban enteradas de las novedades de la empresa, no se unían a actividades de motivación empresarial por falta de conocimiento y muchas veces no comprendían procesos de Recursos Humanos por no tener un lugar en donde evacuar dudas sin la necesidad de tener que ir a las oficinas.

A raíz de esas fallas, Alorica Uruguay tomó la decisión de adoptar una forma de comunicación más adecuada a los tiempos actuales, una plataforma a la que todos sus empleados pudieran acceder desde sus computadoras y poder usarla desde su celular si así lo desean.

Luego de varios meses de trabajo en conjunto entre la Gerencia General, Recursos Humanos, el Departamento de Comunicación y el proveedor de esta red social empresarial se sentaron las bases para que la plataforma estuviera disponible a partir del mes de agosto.

En Hello MVD (nombre que recibió la plataforma) se encuentra toda la información relevante para la organización: historia de la empresa, detalles de pagos, salario, licencias, aguinaldo, políticas de recursos humanos entre otros. Se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier pc o celular. Sumado a esto, todas las comunicaciones de la empresa son publicadas allí, así como también imágenes y videos de las actividades motivacionales que sea realizan en Alorica.

El proceso de implementación requirió de un plan de comunicación para lograr resultados exitosos. Se realizó una campaña de expectativa semanas previas al lanzamiento, y el día del lanzamiento se realizaron actividades especiales para conmemorar el inicio de una nueva era en nuestra comunicación interna.

Si bien aún no alcanzamos los seis meses del lanzamiento, ya podemos afirmar que el resultado fue mucho más positivo de lo que esperábamos; se generó una gran adhesión por parte de toda la organización y con el correr de las semanas se fue instaurando la cultura de consultar y compartir contenidos en la plataforma.

Como todo proyecto tiene sus contratiempos; un gran número de personas estaban reticentes a utilizar una red social de la empresa. A través de reuniones con supervisores y actividades especiales para generar engagement el número de activos aumentó.

El gran desafío para el 2018 es lograr que el 100% de nuestros colaboradores utilicen esta red social interna y generen contenidos de su propio interés”.

 

Cabildo abierto en Hyatt Centric Montevideo

Leandro Vanoli, Gerente de RRHH  

“En Hyatt Centric Montevideo somos un equipo de cerca 150 colaboradores, y si bien llevamos apenas 18 meses de operación, teníamos enormes desafíos a la hora de formalizar algunos mensajes importantes dentro de la organización.

A nivel internacional, Hyatt reúne algo más de 100.000 colaboradores, por lo cual mantener sistemas de comunicación ordenados y formales, no es fácil. Uno de los principales objetivos en la organización es la transparencia, por lo cual en Hyatt Centric Montevideo replicamos el “Hyatt Town Hall”. La iniciativa a nivel global, implica la generación de videoconferencias abiertas a todos los colaboradores de Hyatt en el mundo donde el CEO de la compañía y los Directores de área, comparten indicadores relevantes de la organización, así como los objetivos para los próximos meses, información relevante del sector y la competencia y toda información que se considera importante para la empresa. Estas instancias se promueven con bastante anticipación, generando el intercambio entre colaboradores de todo el mundo, permitiendo así formular preguntas desde cualquier parte del mundo, las cuales son respondidas por el CEO.

A nivel local, cada operación puede adaptar este tipo de prácticas en el formato que considere, por lo cual en Uruguay decidimos realizar anualmente un “Cabildo abierto” (o “Sesión Abierta”) donde cada gerente presenta los indicadores importantes de su área, los principales proyectos así como los desafíos para los próximos meses. Somos muy abiertos con la información, pues nos parece fundamental para generar un involucramiento real de los colaboradores con los propósitos del hotel. Sin duda los indicadores financieros suelen ser los más esperados por los participantes, pero también les resulta muy interesante entender cuáles han sido las acciones de marketing realizadas, que resultados nos han traído, qué pasa con nuestros niveles de ocupación y de tarifa promedio, así como comprender cabalmente la dotación actual, la inversión en capacitación así como el volumen de trabajo esperado para el futuro.

La logística de esta actividad es bastante sencilla, se trata de una reunión de trabajo de unas 2 a 3 horas de duración, donde cada gerente presenta de modo simple y gráfico los datos relevantes y abre una instancia de preguntas para que los participantes puedan consultar y dar su parecer sobre los datos presentados.

Se ha tornado una instancia muy valiosa, donde además de informar obtenemos valioso feedback de los colaboradores, en un ambiente formal y ordenado, que les permite tener claro el rumbo de la empresa y así fortalecer el compromiso con la organización y renovar sus ganas de seguir siendo “la mejor versión de sí mismos”, como reza nuestra misión interna”.

 

 

 

 

 

 

 

 

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